Opatření děkana 38/2017
Změna opatření děkana č. 1/2017 Pravidla pro uzavírání smluvních vztahů, postup při uveřejňování smluv v registru smluv
Univerzita Karlova, Fakulta sociálních věd
Opatření děkana č. 38/2017
Název:
Změna opatření děkana č. 1/2017
Pravidla pro uzavírání smluvních vztahů, postup při uveřejňování smluv v registru smluv
Účinnost:
1. 1. 2018
V Praze dne: 28. listopadu 2017
PhDr. Jakub Končelík, Ph.D.
děkan fakulty
Opatření děkana č. 1/2017 Pravidla pro uzavírání smluvních vztahů, postup při uveřejňování smluv v registru smluv se mění takto:
- V čl. I odst. 2 se na konci doplňují slova „zajištění praxe studentů“.
- V čl. I se ruší odst. 3 ve znění: „Toto opatření se nevztahuje na smluvní vztahy v oblasti pracovněprávních vztahů a smluvních vztahů se studenty UK“ a nahrazuje se novým odst. 3 ve znění: „Toto opatření se nevztahuje na pracovněprávní vztahy, vztahy mezi univerzitou a studenty realizované na základě zákona o vysokých školách.
- V čl. 3 odst. 2 se za slova „memoranda“ a „podobně“ vkládá text „smlouvy o spolupráci, smlouvy uzavírané při doplňkové činnosti, smlouvy o vnitrouniverzitních dodávkách a službách mezi pracovišti univerzity
- V čl. 4 odst. 1 se vypouští slovo „zákon“a nahrazuje se slovy „právní předpis nebo opatření děkana fakulty“.
- V čl.5 odst. 1 se vypouští slovo „právník“ a nahrazuje se slovy „právní referát“.
- V čl.5 odst. 4 se za slovo „zejména“ vkládají slova „ příkazci operace“.
- V čl. 5 odst. 5 se na začátku odstavce vkládá věta „Neformální připomínkové řízení je nepovinné, jeho realizace se doporučuje za účelem hladkého a efektivního průběhu schvalovacího řízení“.
- V čl. 5 odst. 6 se vypouští slova „ředitel institutu“ a vkládají se slova „příkazce operace“, vypouští se slova „příkazce + ředitel institutu“ a nahrazují se slovy „příkazce operace + správce rozpočtu“.
- V čl. 9 odst. 6. se vypouští věta: „Na fakultě musí být každá Smlouva podléhající povinné registraci dle Zákona, bez prodlení po jejím uzavření předložená právníkovi ke kontrole náležitostí potřebných ke zveřejnění, a to“ a nahrazuje se větou: „Smlouvu podléhající povinné registraci dle Zákona mohou po jejím uzavření pracovníci dle svého uvážení předložit právnímu referátu ke kontrole náležitostí potřebných ke zveřejnění, a to z důvodů jistoty správného zveřejnění smlouvy, a to“
- V čl. 9 odst. 7 se vypouští slova „ jiných částí“ a nahrazuje se slovy „vedoucí center“.
- Toto opatření nabývá účinnosti dnem 1. ledna 2018.
- Opatření děkana č. 1/2017 ve znění opatření děkana č. 38/2017 Pravidla pro uzavírání smluvních vztahů, postup při uveřejňování smluv v registru smluv je uvedeno v příloze tohoto opatření v úplném znění.
Příloha:
1. Úplné znění opatření děkana 1/2017 Pravidla pro uzavírání smluvních vztahů, Postup při uveřejňování smluv v registru smluv.
PhDr. Jakub Končelík, Ph.D.
děkan fakulty
Za správnost:
Mgr. Tomáš Gec
pověřený tajemník
** ** ** ** ** ** ** *** Příloha – ÚPLNÉ ZNĚNÍ PO ZAPRACOVÁNÍ ZMĚN** ** ** ** ** ** ** ** ** ** **
Pravidla pro uzavírání smluvních vztahů, postup při uveřejňování smluv v registru smluv
Čl. 1 - Úvodní ustanovení
1. K provedení opatření rektora UK č. 18/2016, o postupu při zveřejnění smluv v registru smluv vydává děkan toto opatření, kterým stanoví pravidla pro uzavírání smluvních vztahů na Fakultě sociálních věd (dále „fakulta“) a rozvádí postupy pro uveřejňování smluv prostřednictvím registru smluv.
2. Toto opatření se týká smluvních vztahů při hospodaření s majetkem Univerzity a majetkem svěřeným k výkonu správy Fakultě sociálních věd, zajištění praxe studentů.
3. Toto opatření se nevztahuje na pracovněprávní vztahy, vztahů mezi univerzitou a studenty realizovaných na základě zákona o vysokých školách.
4. Toto opatření je závazné pro všechny zaměstnance fakulty.
Čl. 2 – Legislativa a související předpisy
Statut UK
Statut FSV UK
zákon č. 111/1998 Sb., o vysokých školách, ve znění pozdějších předpisů
zákon č. 340/2015 Sb., o registru smluv, ve znění pozdějších předpisů, dále „Zákon“
Opatření rektora UK č. 18/2016 – uveřejnění smluv v registru smluv
Opatření děkana FSV č. 1/2001- oprávnění vybraných pracovníků fakulty k nakládání
se svěřenými finančními prostředky FSV UK
Čl. 3 – Kompetence k uzavírání smluvních vztahů
1. Oprávnění činit právní jednání jménem fakulty při uzavírání smluvních vztahů s externími subjekty jsou upravena ve statutu UK, statutu fakulty, opatřeních rektora, opatřeních děkana, případně jiných interních předpisech UK a fakulty a souvisejících právních předpisech.
2. Smluvními vztahy se rozumí zejména dodávky zboží, zhotovení díla, pořízení služeb, pořízení stavebních prací, licenční smlouvy, darovací smlouvy, sponzorské smlouvy, smlouvy o mezinárodní spolupráci, memoranda, smlouvy o spolupráci, smlouvy uzavírané při doplňkové činnosti, smlouvy o vnitrouniverzitních dodávkách a službách mezi pracovišti univerzity a podobně.
Čl. 4 – Podmínka písemné formy, platnost a účinnost smluv
1. Smluvní vztahy s hodnotou plnění do 50.000,- Kč bez DPH lze uzavřít v podobě písemné smlouvy nebo objednávky, pokud jiný interní předpis fakulty, UK nebo právní předpis nebo opatření děkana fakulty nestanoví výslovně jinak[1]. V případě bagatelních smluv, např. nákupy kancelářských potřeb, občerstvení, kolky apod. do výše 5.000,- Kč, postačí účtenka, pokladní doklad apod.
2. Smluvní vztahy s hodnotou plnění nad 50.000,- Kč bez DPH, a smluvní vztahy, na které se nevztahuje výjimka uveřejňování v registru smluv dle § 3 Zákona, musí být uzavřeny vždy v písemné formě. Požadavek písemné formy smlouvy bude splněn i v případě písemné objednávky a její následné písemné akceptace, nebo písemné nabídky /návrhu na uzavření smlouvy/ a její písemné akceptace formou písemné objednávky/přijetím nabídky/. Písemnou formou smlouvy se rozumí tištěná či elektronická forma dokumentů. Uzavírání smluv konkludentně není dovoleno.
3. Smlouvy nabývají platnosti dnem jejich uzavření, tzn. podpisem smlouvy poslední smluvní stranou, nebo dnem doručením akceptace objednávky či doručením akceptace nabídky/návrhu na uzavření smlouvy/ druhé smluvní straně.
4. Smlouvy povinně zveřejňované v registru smluv nabývají účinnosti nejdříve dnem zveřejnění smlouvy v registru smluv, pokud si smluvní strany nesjednaly datum účinnosti pozdější.
5. Smlouvy, na které se vztahuje výjimka dle § 3 Zákona, nabývají účinnost nejdříve dnem nabytí platnosti smlouvy, pokud si smluvní strany nesjednaly datum účinnosti pozdější.
6. Uzavírat smlouvy se zpětnou účinností není dovoleno. Poskytovat či přijímat plnění, stejně tak vystavovat daňové doklady či přijímat daňové doklady se zdanitelným plněním předcházejícím datum účinnosti smlouvy není dovoleno.
Čl. 5 - Postup při uzavírání smluv, doložka o registraci smlouvy
1. Vzory smluv jsou publikovány na webu fakulty. Pokud není potřebný vzor smlouvy publikován, může být ad hoc vyhotoven a zařazen mezi publikované vzory. Vzory smluv zpracovává právní referát ve spolupráci s odbornými pracovišti fakulty, jejichž činností se daný typ smlouvy bude týkat.
2. Vyhotovení návrhu smlouvy pro konkrétní případ zajišťuje předkladatel, tj. organizační útvar, část fakulty, do jehož kompetence spadá zabezpečování činnosti nebo věcného plnění, které je předmětem smlouvy, a který uzavření smlouvy navrhuje. Předkladatel garantuje věcnou správnost po odborné stránce, zejména za specifikaci předmětu plnění.
3. U smluv podléhajících povinnému uveřejnění v registru smluv sjedná předkladatel před uzavřením smlouvy záležitost doložky o registraci smlouvy, jejíž textové varianty jsou uvedeny v příloze č. 1 opatření, a sjednanou variantu doložky do návrhu smlouvy zapracuje.
4. Návrh smlouvy předloží předkladatel nejprve v neformálním připomínkovém řízení ostatním odborným útvarům fakulty, jejichž odborné vyjádření je pro posouzení smluvního vztahu relevantní, zejména příkazci operace, správci rozpočtu, vedoucímu EO a právníkovi. V případech smluv v kompetencích rektora UK, bude návrh smlouvy předložen k posouzení i právníkovi rektorátu.
5. Neformální připomínkové řízení je nepovinné, jeho realizace se doporučuje za účelem hladkého a efektivního průběhu schvalovacího řízení. Doporučuje se návrh smlouvy předkládat do připomínkového řízení v elektronické formě (e-mail) a ve formátu umožňujícím provádět v textu návrhu smlouvy revize a vkládat komentáře. Komunikaci v připomínkovém řízení zajišťuje předkladatel, který konzultuje s odbornými útvary konečný textový obsah návrhu smlouvy.
6. Po připomínkovém řízení vyplní předkladatel vzorovou Průvodku ke smlouvě a tištěný návrh smlouvy a její přílohy předloží spolu s Průvodkou ke smlouvě ke schvalovacímu řízení schvalovatelům uvedeným na průvodce: 1. předkladatel, 2. příkazce operace, 3. správce rozpočtu, 4. vedoucí ekonomického útvaru, 7. právník, 8. tajemník. Každý ze schvalovatelů uvede na průvodce datum schválení návrhu smlouvy a vlastnoruční podpis (pokud bude osoba schvalovatele totožná v kombinaci pro několik kategorií, např. příkazce operace + správce rozpočtu; předkladatel + tajemník apod., lze spojit kategorie „svorkou“ a opatřit jedním datem a podpisem.
7. Pokud ve schvalovacím řízení uplatní schvalovatel nové připomínky, uvede je písemně na Průvodku ke smlouvě, a poté bude postupováno přiměřeně dle bodů 4. až 7. tohoto článku.
8. Schválený návrh smlouvy s Průvodkou ke smlouvě předloží předkladatel v potřebném počtu paré v tištěné formě k posouzení a podpisu děkanovi. Děkan si může vyžádat před podpisem smlouvy doplňující informace, vysvětlení a podklady.
Čl. 6 - Evidence uzavřených smluv
1. Evidence smluv uzavíraných na fakultě se provádí v Evidenci smluv vedené v ekonomickém útvaru a zapisují se do ní všechny smlouvy uzavřené od 1. 1. 2017. Každé smlouvě je proto nutno přidělit evidenční číslo, které se uvádí na Průvodce ke smlouvě a dále vždy na první straně smlouvy a na všech dodatcích ke smlouvě.
2. Evidenční číslo smlouvy přiděluje pověřený pracovník ekonomického útvaru odpovědný za agendu Evidence smluv.
3. Evidenční číslo smlouvy má tuto strukturu: S x / rok, kde „S“ znamená smlouvu uzavřenou jménem a na účet fakulty, „x“ znamená pořadové číslo uzavřené smlouvy na fakultě v daném kalendářním roce, „rok“ znamená letopočet uzavření smlouvy (např. S 17/2016). Evidenční číslo dodatku smlouvy má tuto strukturu: S x – y / rok, kde „y“ znamená číselné pořadí dodatku ke smlouvě (např. S 17-1/2016, S 17-4/2016).
Čl. 7 - Archivace podepsané smlouvy v tištěné podobě
1. Smlouvy se vyhotovují pro potřeby fakulty ve dvou tištěných stejnopisech/originálech/, z čehož:
2. Jeden stejnopis smlouvy s originálem Průvodky ke smlouvě a datovou zprávou o uveřejnění smlouvy v registru smluv archivuje ekonomický útvar.
3. Druhý stejnopis smlouvy s kopií Průvodky ke smlouvě, se všemi písemnými posudky, připomínkami a stanovisky, dokumentací k veřejné zakázce/smluvnímu vztahu apod. archivuje navrhovatel smlouvy za účelem kontroly jejího plnění, a to po dobu minimálně pět let od ukončení smluvního vztahu.
4. Distribuci podepsaných stejnopisů (paré) smlouvy zajišťuje bez zbytečného prodlení sekretariát děkana.
5. Za řádné uveřejnění smlouvy v registru smluv dle Zákona odpovídají vedoucí útvarů fakulty a jiných části fakulty.
Čl. 8 - Pořizování kopií smluv, ochrana údajů
1. Tištěná nebo elektronická kopie (scan) smlouvy může být vyhotovena pouze pro interní potřeby fakulty, jejích útvarů a jiných částí, například za účelem zpracování dodatku, přezkumu obsahu a kontroly plnění smlouvy, ukončení smluvního vztahu, vymáhání pohledávek, a podobně.
2. Při užití kopie smlouvy v úplném textovém obsahu nesmí být porušena ochrana obchodního tajemství ve smyslu § 504 občanského zákoníku, ochrana osobních a jiných údajů dle zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů, zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím. V případě pochybností rozhoduje o pořízení kopie smlouvy a účelu jejího užití tajemník.
Čl. 9 – Postupy při uveřejňování smluv prostřednictvím registru
1. Podmínky uveřejňování smluv v registru smluv dle Zákona jsou podrobně uvedeny v opatření rektora UK č. 18/2016 a jeho příloze č. 1 – Vzory doložek do smlouvy, příloze č. 2 – metodický pokyn k uveřejňování smluv v registru smluv. Zaměstnanci fakulty jsou povinni opatření rektora při své práci aplikovat.
2. Prostřednictvím registru smluv se povinně uveřejňují všechny smlouvy uzavírané fakultou s výjimkou smluv uvedených v § 3 odst. 2) Zákona.
3. Z obsahu smluv se neuveřejňující chráněné informace obsažené ve smlouvách, které není dovoleno poskytnout dle zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informací, a dalších právních předpisů[2]. Tyto údaje musí být anonymizovány, tzn. zcela znečitelněné v elektronickém dokumentu (černá barva nebo vypuštěním textového údaje a nahrazením křížky).
4. Uveřejnění smluv v registru: Smlouvy vkládá do systému pro správu dokumentů[3] a jeho prostřednictvím odesílá do registru smluv přes datovou schránku UK a v zákonem stanovených lhůtách pověřený pracovník ekonomického oddělení.
5. Technické parametry, pravidla o formátech smluv, vkládání do systému správy dokumentů a uveřejňování prostřednictvím registru smluv jsou upraveny v opatření rektora č. 18/2016 a jeho Příloze č. 2 – metodický pokyn.
6. Smlouvu podléhající povinné registraci dle Zákona mohou po jejím uzavření pracovníci dle svého uvážení předložit právnímu referátu ke kontrole náležitostí potřebných ke zveřejnění, a to z důvodů jistoty správného zveřejnění smlouvy, a to
a. originál podepsané smlouvy včetně všech jejích příloh
b. nepodepsaná smlouva včetně jejích příloh se znečitelněnými chráněnými údaji dle Zákona.
7. Ředitelé institutů, vedoucí oddělení děkanátu, vedoucí center odpovídají za to, že smlouva určená ke zveřejnění v registru musí být smlouva v nepodepsané formě a bude obsahově, textově a stylisticky absolutně totožná se smlouvou, která byla za fakultu uzavřena (podepsána) všemi účastníky smlouvy, viz článek 5 tohoto opatření, s výjimkou chráněných údajů, které musí být před uveřejněním znečitelněny a nesmí být zveřejněny.
Upozornění
Byla-li před datem 1.7.2017 uzavřena smlouva, na niž se vztahuje povinnost uveřejnění v registru smluv, a pokud po datu 1.7.2017 byla ohledně takové smlouvy uzavřena dohoda, kterou se smlouva doplňuje, mění, nahrazuje nebo ruší (např. dodatek, dohoda o ukončení smlouvy, výpověď smlouvy), potom musí být registru smluv spolu s takovou dohodou zveřejněna i celá dotčená smlouva včetně všech jejích dodatků a příloh vzniklých před uvedeným datem!
8. Za splnění povinnosti uveřejnění smluv v registru smluv odpovídají na fakultě navrhovatelé, resp. vedoucí útvarů a částí fakulty, do jejichž kompetence spadá zabezpečování činnosti nebo věcného plnění, které je předmětem uzavřené smlouvy.
Přílohy:
PhDr. Jakub Končelík, Ph.D.
děkan fakulty
Za správnost:
Mgr. Tomáš Gec
pověřený tajemník
